Surat resmi tidak menjadi jelas hanya karena bahasanya tertib. Pembaca juga perlu menangkap siapa yang menyampaikan sesuatu, apa maksudnya, dan tindak lanjut apa yang diharapkan. Bahasa resmi digunakan dalam komunikasi resmi, termasuk surat-menyurat dinas, dan berhubungan dengan pelaksanaan fungsi suatu jabatan [1]. Namun, pilihan kata yang formal saja belum menunjukkan apakah surat itu memberi kabar, mengajukan permintaan, atau mengundang seseorang.

Tujuan memberi arah pada susunan

Saat membaca atau menyusun surat, mulai dari tujuan, lalu periksa unsur yang membuat tujuan itu mudah dipahami. Kerangka praktisnya bisa berupa beberapa pertanyaan:

• Siapa yang menyampaikan surat dan siapa yang dituju?
• Apa pokok urusan yang dibicarakan?
• Apa maksud utama surat: menyampaikan informasi, meminta sesuatu, atau mengajak hadir?
• Informasi atau tindak lanjut apa yang perlu diketahui penerima?

Pertanyaan ini membantu menilai apakah isi surat sudah mengarah pada maksudnya. Ini kerangka untuk membaca dan menyunting, bukan daftar format wajib yang harus diterapkan secara seragam pada setiap surat.

Tiga jenis surat, tiga pusat perhatian

Surat pemberitahuan berpusat pada informasi

Untuk surat pemberitahuan, tempatkan informasi yang hendak disampaikan sebagai inti. Periksa apa yang perlu diketahui penerima, kepada siapa informasi itu ditujukan, dan apakah penerima cukup mengetahuinya atau perlu melakukan sesuatu. Jika tindak lanjut memang diharapkan, nyatakan dengan jelas agar kabar utama tidak tertukar dengan permintaan tindakan.

Surat permohonan berpusat pada hal yang diminta

Dalam surat permohonan, pembaca perlu segera memahami apa yang diminta dan kepada siapa permintaan itu ditujukan. Konteks dapat membantu menjelaskan alasan permohonan, sementara bagian akhir bisa memperjelas tindak lanjut yang diharapkan. Sebagai cara menyunting, periksa apakah inti permintaannya tetap terbaca tanpa harus menebak maksud dari kalimat-kalimat pembuka.

Surat undangan berpusat pada ajakan hadir

Surat undangan perlu menonjolkan ajakannya. Agar penerima dapat memahami undangan, pertimbangkan informasi tentang kegiatan, waktu, tempat atau cara bergabung, serta respons yang diharapkan bila ada. Unsur-unsur itu berfungsi sebagai panduan penyusunan; pilihan detailnya mengikuti kebutuhan surat.

Perbedaannya dapat terlihat dalam satu contoh hipotetis tentang rapat: surat pemberitahuan menyampaikan informasi mengenai rapat, surat permohonan meminta sesuatu terkait penyelenggaraannya, sedangkan surat undangan mengajak penerima hadir. Pokok bahasan boleh serupa, tetapi maksud dan tindak lanjut yang perlu ditonjolkan berbeda.

Periksa maksud sebelum merapikan bahasa

Sebelum menghaluskan pilihan kata, ringkas dulu fungsi surat dalam satu kalimat: "surat ini memberi tahu", "surat ini meminta", atau "surat ini mengundang". Jika ringkasan itu belum jelas, periksa kembali tujuan dan susunan isinya. Dengan begitu, bahasa formal tidak hanya terdengar tertib; pembaca juga lebih mudah mengenali maksud surat.

Sumber

• [1] Wikipedia bahasa Indonesia — Bahasa resmi. https://id.wikipedia.org/w/index.php?oldid=29796543&title=Bahasa_resmi (diakses 2026-10-03).